Pada tahun 2017 ini, saya berkesempatan mengurus dokumen-dokumen sebagai syarat pengajuan aplikasi Visa Schengen dengan tujuan awal (dan tujuan utama) Belanda dan tipe visa adalah undangan. Tidak tanggung-tanggung, dalam setahun dua kali saya mengundang anggota keluarga, yaitu Ibu dan Adik karena mereka datang dalam waktu yang berbeda. Selaku pihak sponsor adalah Suami. Saya ingin berbagi informasi tentang pengurusan Visa Schengen dengan tipe Visa Undangan untuk Ibu dan Adik dengan catatan yang perlu digaris bawahi adalah kondisi mereka berbeda sehingga ada beberapa dokumen yang berbeda saat pengajuan. Adik saya statusnya bekerja dan pengajuan tinggal selama 30 hari (diantaranya berlibur ke Belgia dan Perancis) sedangkan Ibu saya statusnya pensiun dan pengajuan tinggal selama 90 hari.

Catatan : Ada beberapa dokumen yang dalam bahasa Indonesia, harus diterjemahkan dulu dalam salah satu bahasa ini : Perancis, Inggris, Belanda, atau Spanyol. Ibu dan Adik memilih menerjemahkan dalam bahasa Inggris melalui penerjemah tersumpah yang ada di Surabaya.

Pengajuan Aplikasi Visa Schengen yang dilakukan oleh Ibu dan Adik melalui kantor VFS Global yang ada di Surabaya. Syaratnya sangat mudah dipenuhi, secara jelas bisa dilihat di website VFS Global. 

• Dokumen Yang Diperlukan : Bisa diunduh di sini. Checklist for a Visa Application. Visit to a Family/Friends

1. Menuliskan Nama (Sesuai nama yang tertera di paspor). Untuk pengajuan visa, yang menjadi acuan adalah data yang terdapat di paspor, termasuk nama. Ibu saya mempunyai nama berbeda antara KTP dan Paspor karena Paspor sebelumnya dipergunakan untuk naik haji, jadi ada penambahan nama keluarga. Sedangkan di KTP, hanya ada dua suku kata nama tanpa ada nama keluarga. Ini tidak menjadi masalah karena yang akan menjadi acuan adalah nama di paspor.
2. Menuliskan Kewarganegaraan
3. Mengisi secara lengkap dan menandatangani formulis aplikasi visa Schengen (bisa diunduh di sini)
4. Menyertakan Paspor yang asli (yang masih mempunyai masa berlaku minimal 3 bulan dari tanggal saat meninggalkan Schengen area, masih terdapat dua halaman kosong), fotokopi dari halaman di paspor yang ada keterangan detail data pemegang paspor, fotokopi semua visa sebelumnya dan stempel keluar masuk ke suatu negara (Ibu saya tidak menyertakan karena paspor sebelumnya hilang. Adik juga tidak menyertakan karena ini adalah paspor pertama yang dimiliki), fotokopi informasi detail dari visa dan paspor sebelumnya yang dimiliki (Ibu dan Adik tidak menyertakan).
5. Bukti tinggal di negara tempat mengajukan aplikasi visa. Sebenarnya dengan menggunakan paspor saja sudah cukup karena negara pengajuan aplikasi visa sama dengan negara tinggal. Tetapi Adik dan Ibu pada poin ini melampirkan KTP yang sudah diterjemahkan dalam bahasa Inggris
6. Bukti Ijin Kerja. Adik melampirkan bukti surat keterangan kerja dari kantornya (dalam bahasa Inggris), sedangkan Ibu tidak karena statusnya pensiun.
7. Pas Foto yang sesuai dengan ketentuan paspor Belanda dan pengambilan fotonya tidak boleh melebihi 6 bulan dari waktu pengajuan visa. Ketentuannya bisa dilihat di sini.
8. Menuliskan rincian perjalanan sejumlah total hari yang diminta. Karena Adik dan Ibu tinggal di rumah kami, jadi tidak perlu menyertakan bukti reservasi hotel hanya menuliskan rencananya mau kemana dan apa yang akan dilakukan selama hari tinggal. Saya membuatkan untuk Adik detail per hari selama 30 hari. Tetapi untuk Ibu karena memang rencananya hanya akan tinggal di rumah, jadi rinciannya secara garis besar saja.
9. Menyertakan bukti booking tiket pesawat. Ini masih booking ya, belum beli. Ibu dan Adik menggunakan booking melalui KLM karena prosesnya gampang, tanpa harus membayar, dan ada bukti yang dikirimkan ke email. Jadi bisa disertakan saat pengajuan visa.
10. Melampirkan surat undangan dari pihak sponsor. Surat undangan ini harus ditandatangani oleh Gemeente (pemerintah setempat di mana pihak sponsor tinggal). Surat undangannya adalah berupa formulir bisa diunduh di sini. Jika pihak sponsornya punya partner, maka mereka berdua harus datang ke Gemeente untuk tanda tangan di depan petugas (jadi jangan ditandatangani dari rumah). Untuk datang ke Gemeente, harus membuat janji terlebih dahulu. Ada yang bisa melalui online pengurusannya (misalkan di Amsterdam). Jadi cek website masing-masing Gemeente tempat tinggal. Untuk mendapatkan tanda tangan di surat undangan, kita harus membayar. Besarannya bervariasi antara satu Gemeente dengan lainnya. Di tempat tinggal kami, membayar €10.5.
11. Bukti Fotokopi surat kontrak kerja pihak sponsor yang berlaku sampai minimal 12 bulan dari waktu pengajuan visa.
12. Bukti gaji pihak sponsor tiga bulan terakhir atau bukti sumber pendapatan lainnya. Karena sudah ada bukti gaji dari pihak sponsor (dalam hal ini, bukti gaji suami), maka Ibu dan Adik tidak perlu lagi menyertakan bukti keuangan yang ada di tabungan selama tiga bulan terakhir karena dalam formulir aplikasi akan dinyatakan bahwa semua yang berhubungan dengan pengeluaran selama di Belanda akan menjadi tanggungan pihak sponsor.
13. Dokumen yang membuktikan pihak yang mengajukan aplikasi akan kembali ke negaranya setelah melakukan perjalanan. Untuk Adik, menyertakan surat keterangan kerja yang menyatakan bahwa yang bersangkutan memang bekerja di sana dan SK kerja untuk memperkuat. Sedangkan untuk Ibu, menyertakan surat tanah atas nama Ibu yang membuktikan bahwa Ibu mempunyai properti di Indonesia. Surat-surat ini diterjemahkan dalam bahasa Inggris.
14. Pembelian asuransi perjalanan. Ibu dan Adik menggunakan asuransi perjalanan Smart Traveller dari AXA. Sesuai persyaratan yang tertera di checklist, asuransi harus tertera nama pihak yang mengajukan aplikasi, valid selama masa perjalanan dan di area Schengen, serta minimal €30.000 penggantian jika ada perawatan di RS, keadaan darurat, jika terjadi kecacatan bahkan jika terjadi kematian. Pembelian asuransi AXA ini online dan semua dokumen asuransi dikirim via email.
15. Visa, paspor atau dokumen perjalanan lainnya yang memperlihatkan ijin untuk masuk ke negara tujuan akhir setelah dari area Schengen. Ibu dan Adik tidak menggunakan ini karena memang tujuan akhirnya Belanda.
16. Biaya Visa yang dibayarkan secara tunai dan langsung pada saat hari pengajuan semua dokumen. Total biayanya = €60 (biaya visa) + €25 (biaya jasa VFS). Pembayarannya dalam bentuk Rupiah dengan kurs yang sudah ditentukan oleh VFS. Bisa di cek di sini untuk memastikan total yang harus dibayarkan dalam Rupiah berapa.

Tambahan : Ini sebenarnya tidak tertera dalam checklist, tapi selalu saya tambahkan ke dalam setiap pengajuan aplikasi. Siapa tahu membuat kemungkinan mendapatkan visa semakin besar. Suami selalu membuat surat undangan pribadi yang ditandatangani, ditujukan kepada pihak yang mengajukan aplikasi yang berisi tentang tujuan mengundang, rencana selama tinggal, dan menyatakan bahwa semua pengeluaran akan menjadi tanggungan suami sebagai pihak sponsor, termasuk tiket pesawat PP. Satu surat undangan pribadi ini disertakan dalam dokumen-dokumen yang diajukan.

Semua dokumen-dokumen tersebut disusun berurutan untuk memudahkan petugas melakukan pengecekan dan diperbanyak satu kali (plus satu kali untuk dokumen pribadi jika memang diperlukan). Jadi dibawa dua bundel dokumen. Tetapi dari pengalaman Adik dan Ibu, yang diminta hanya yang asli saja sedangkan yang fotokopi dikembalikan.

• Pembuatan Janji Temu

Pembuatan janji temu dilakukan online di sini. Pilih kantor VFS yang terdekat dengan tempat tinggal. Langkah-langkahnya sudah jelas tertera pada tautan tersebut. Kalau kantor VFS di Surabaya, jadwalnya tidak perlu mengantri terlalu lama. Untuk pengajuan visa, maksimal 3 bulan sebelum tanggal keberangkatan yang diinginkan dan minimal 3 sampai 4 minggu sebelum waktu keberangkatan. Perlu diperhatikan juga untuk bulan-bulan liburan sehingga harus diantisipasi untuk membuat janji temu jauh hari guna menghindari antrian yang lama.

• Pengambilan Data Biometrik

Sehubungan dengan adanya pengambilan data biometrik, maka pengajuan aplikasi visa harus datang sendiri tidak bisa diwakilkan, dengan membawa serta semua dokumen yang diperlukan. Kedatangan di kantor VFS tidak boleh lebih dari 15 menit dari waktu yang telah dipilih karena tidak akan bisa masuk ke ruangan dan menunggu di luar.

• Waktu Proses Aplikasi

Jika merujuk yang tertera di website VFS, maka waktu proses aplikasi adalah 15 hari kerja. Tapi dari pengalaman Ibu dan Adik, dalam 5 hari kerja sudah ada berita yang dikirimkan lewat email kapan bisa mengambil paspornya atau bisa melacak status aplikasi di sini. Paspor bisa diambil sendiri atau bisa menggunakan jasa kurir yang disediakan oleh VFS dengan mengganti biaya kirim sesuai alamat pengiriman. Ibu menggunakan jasa kurir dengan membayar Rp 50.000 dan paspor langsung dikirim ke alamat yang sesuai tertera di paspor atau sesuai permintaan.

Ibu dan Adik mendapatkan lama tinggal sesuai dengan permintaan. Ibu mendapatkan lama tinggal selama 90 hari dengan tipe multiple entries, sedangkan Adik mendapatkan 30 hari juga multiple entries. Untuk tipe visa undangan sama dengan tipe visa turis, maksimal lama tinggal adalah 90 hari dalam periode waktu maksimal 180 hari. Bisa dilakukan perpanjangan, asal memenuhi syarat yang diajukan pemerintah Belanda. Ketentuannya bisa dilihat di sini pada bagian Further Application.

Dari pengalaman tiga kali mengurus visa Schengen ke Belanda dengan tipe undangan (satu kali untuk saya sendiri pada tahun 2014, meskipun saat itu melalui konsulat Belanda yang berada di Surabaya), jika semua dokumen yang diperlukan terpenuhi dan pihak sponsor juga bisa menyertakan bukti kuat dokumen yang diperlukan, maka kemungkinan untuk mendapatkan visa sangatlah besar. Apalagi sejak diambil alih oleh VFS sebagai pihak perantara dalam pengajuan aplikasi, jadi tidak ada lagi wawancara. Mereka hanya mengecek dokumen-dokumen tanpa bertanya secara detail. Berbeda ketika saya mengajukan melalui konsulat Belanda, wawancaranya sangatlah detail.

Begitulah informasi yang bisa saya bagikan sehubungan dengan pengajuan aplikasi visa Schengen dengan tujuan utama Belanda dan tipe visa adalah undangan. Semoga informasi ini bermanfaat.

Tambahan Info : Ibu saya datang ke Belanda sendiri tanpa ada yang menemani. Karenanya, saya memanfaatkan fasilitas dari Garuda yaitu MEET AND ASSISTANCE. Fasilitas ini gratis alias tidak dipungut biaya sama sekali. Jika membeli tiketnya secara online, tinggal menghubungi pihak Garuda lewat online chatting yang ada di website nya. Jika membeli tiket secara langsung, bisa disebutkan untuk ditambahkan fasilitas ini dan alasannya kenapa. Jadi Ibu saya benar-benar ditemani bahkan sampai ada proses di imigrasi di Schiphol dan diantarkan sampai bertemu saya dan suami. Fasilitas ini sangat membantu jika ada anggota keluarga yang baru pertama kali ke LN dan tidak terlalu lancar berbahasa Inggris (atau bahasa setempat) atau untuk orang tua sehingga tidak akan kebingungan.

-Nootdorp, 3 Oktober 2017-